Сегодня, вся наша переписка находится в мессенджерах, электронной почте, микро-блогах или постах. В этой связи, встает острая необходимость уметь в письменном виде кратко и лаконично излагать свои мысли. Иначе, большие и длинные тексты могут утомить читателя.

Например, деловая переписка зачастую бывает очень сложной и одновременно запутанной, поэтому необходимо находить подходящие слова с не двусмысленном пониманием.

Чтобы вас можно было легко понять, посыл должен быть четким и ясным, для этого не нужны ловкие трюки или академическая теория. Главное — не усложнять и передать основной смысл.

Добиться этого достаточно просто, важно чтобы текст который вы используете был прежде всего легким и воздушным. Короткие утвердительные предложения, большой словарный запас, и краткое формулирование — отличные способы сделать контент максимально удобным для восприятия.

Несколько полезных принципов

Текст обязан приносить пользу читателям, быть честным и объективным.

Что бы писать хорошие тексты, пишите полезные тексты. Каждая статья или заметка должны помогать читателю решить какую-то проблему. Не вводить в заблуждение, не скрывать правду, не манипулировать, а честно и просто рассказывать о вещах или процессах. Например, как выбрать пылесос, почему курить вредно, зачем нужна веб-аналитика или где провести очередной отпуск.

Но читать полезный текст с набором клише, штампов, длинных несуразных предложений вряд ли кто будет. Поэтому сначала позаботьтесь о пользе и смысле, а затем упакуйте содержимое статьи в простые и понятные фразы.

1. Определите, кому и зачем нужен тот или иной тест, затем, представьте себе своего читателя

У каждого текста должна быть цель. Например, вы пишете о том какой ноутбук выбрать. В этой статье будут лишними описание видов планшетов — это уже другая цель. Пишите о составляющих или свойствах исключительно ноутбуков. Рассматривайте особенности каждой фирмы производителя. Так читатель увидит конкретную пользу от статьи и сможет применить ее на практике. Благодаря цели вырисовывается структура текста.

Председатель и генеральный директор компании Berkshire Hathaway, Уоррен Баффетт, пишет свое знаменитое ежегодное послание к акционерам, мысленно обращаясь к своим сестрам Дорис и Берти. Они умны, но не эксперты в области инвестиций или финансов.

Ориентируясь на них, он пишет текст, который будет в меру информативным и доходчивым. Поэтому когда будете что-то писать, найдите своих Дорис и Берти и пишите для них.

Конкретизируйте мысли, приводите примеры. Если в статье только  общая информация, обтекаемые понятия и не ясные выводы, это как раз может свидетельствовать о каше в голове, представьте цель как маршрут от одной точки в другую. Путь читателя в работе должен быть прямым без поворотов, зигзагов и путанных дорожек.

Цель – является своего рода «позвоночником» статьи, не дает работе развалиться. От текста с целью остается ощущение собранности и конкретики. От текста без цели – каша с комочками.

2. Забота о читателях

Перед написанием какой-либо работы, задайте себе вопросы: Как этот текст поможет читателю? Какие его задачи он сможет решить? На какие вопросы читатель получит ответ?

Качественный и хороший текст обычно бывает честным и объективным. Преподнесите информацию так, чтобы она стала понятной для читателей с разными уровнями, от новичка до эксперта. Поймите задачу текста, узнайте кто будет читать вашу работу, для чего она нужна, какой результат ожидается. Таким образом, вы будете четко представлять, зачем людям это читать.

Не используйте оценку, пусть читатель сделает выводы сам, однако если у него недостаточно опыта, представьте факты о предмете: белый, черный, весит 150 кг., не переносит жару. Собственные выводы запоминаются лучше чем чужие.

Каждый раз, когда вы пишете текст, подумайте как он улучшит жизнь читателю. Какую проблемы вы поможете ему решить?

3. Упрощайте текста и объясняйте «по-человечески»

Выкидывайте из текста мусор, лишние слова не несущие информации. Например, «на данном этапе…», «в итоге», «каждый из нас знает», «эта потрясающая новость». Часто такой мусор растягивается на предложения и целые абзацы, заслоняя собой содержание текста.

Упрощайте предложения, избавляйтесь от повторов, избыточности лишних деталей. Поначалу, текст без эмоциональной окраски непривычен, но воспринимать информацию станет проще и останется ее суть, а не мишура.

Следите за последовательностью и изложением мыслей. Если пишете о чем-то сложном или читатель не в теме, начните с объяснения простых истин – терминов, затем соединяйте все факты в единое целое и не забудьте о примерах. Истории из личного опыта +100 балов к сути понимания текста.

Когда в 2001 году корпорация Apple выпустила первый iPod, реклама могла бы воспевать 5 ГБ памяти, технологию Firewire и 1,8-дюймовый жесткий диск. Но в мире мало людей кто знает, что это все значит. Вместо этого в Apple пообещали: «1000 песен в вашем кармане». Если учесть более 400 млн купленных устройств iPod, будет справедливо сказать, что мир их услышал.

Структурируйте текст с помощью подзаголовков. Исследование, сделанное в 1997 году, продемонстрировало, что только 16% людей читают каждое слово текста. Поэтому, читатели чаще всего скользят глазами по тексту, чтобы понять, стоит ли тратить на него время. Поэтому начинайте абзацы с основных мыслей, а заканчивайте выводами.

Полезно еще разбивать текст на короткие предложения и короткие абзацы. Хорошее универсальное правило — «одна мысль на предложение». Слишком много связанных идей в одной фразе — и читатель теряется.

4. Разбирайтесь в теме, о которой пишете

Нужно потратить много часов, чтобы разобраться в том или ином вопросе. Если вы можете сложные темы объяснить простым языком, значит, вы владеете вопросом. Пишете о личном опыте читатели это любят, к тому уже это привлекает внимание, а практические советы люди будут использовать в схожих ситуациях. Таким образом повышается доверие к автору и ценность статьи.

Убедитесь, что вы правильно употребляете все термины, не ошибаетесь в деталях. Дайте почитать работу тому, кто лучше вас разбирается в предмете: он увидит несостыковки или поможет подобрать примеры по ярче. Берите комментарии экспертов чтобы не обмануть читателя.

Правду легче всего находить в фактах, статистике и достоверных исследованиях,  если не знаете с чего начать, посмотрите отчеты аналитических и исследовательских изданий.  

Чем дольше вы работаете над текстом, тем лучше. С каждым перечитываем находится то, что можно усилить или наоборот упростить. В какой-то момент текст станет естественным.

Смысл текста важнее, чем слова. Нужно думать над текстом, а затем просто, понятно, логично передавать ключевые мысли.